Conseil en système d'information pour les collectivités

Le travail transversal devient la norme en collectivité aujourd'hui. Les services et directions avancent en mode projet. Les barrières hiérarchiques font progressivement place à l'auto-organisation.

Vers lauto-organisation

Enjeux

Par carence d'outil ou d'appropriation, cette évolution n'est pas accompagnée au niveau du système d'information. Nous observons des situations récurrentes.

Sur-utilisation de la messagerie
Mail probleme bleu

L'email est encore le seul outil collaboratif pour bon nombre d'agents. Les désagréments sont quotidiens :

  • Pour les DSI : taille des boîtes « insuffisantes », encombrement des serveurs
  • Pour les supérieurs hiérarchiques : surcharge d'emails, amplifiée par la mise en copie systématique
  • Pour l'ensemble des agents : une boîte de messagerie qui devient la deuxième arborescence de stockage, perte de mails, multiples versions de documents qui cohabitent, etc.
Sous-utilisation des outils existants
Aide

Une complexité encore agravée par la faible appropriation des outils. Nous observons toujours une méconnaissance des fonctions avancées :

  • de la messagerie : filtres, outils de recherche, marqueurs de mails
  • de la bureautique : mode révision, modèles de documents
  • des agendas : partage avec les collaborateurs, outil d'organisation de réunion
Intranet, outils métiers et transversalité, un problème insoluble ?

La multiplicité des outils métiers complique encore les choses. La webisation des applications apporte des réponses, mais du chemin reste à faire :

  • Comment rassembler les outils quotidiens de l'agent dans un Intranet ?
  • Comment faire de l'Intranet le passage obligé, carrefour de l'information interne et vecteur de culture commune ?
  • De l'Intranet informatif au portail agent stratégique, comment assurer la transition ?
  • Et surtout, comment garantir l'appropriation de l'outil par les utilisateurs ?
Gestion électronique documentaire, l'Arlésienne ?

La GED est une brique de base de l'architecture fonctionnelle. Pourtant, nombreuses sont les collectivités à avoir lancé de tels projets sans en tirer de valeur ajoutée. Outils peu ergonomiques, trop généralistes, mal intégrés à la bureautique, les causes d'échec son nombreuses. Face à ce constat :

  • Un GED unique ou des GED métiers ?
  • Quelle place pour la GED face aux outils de gestion de projet ? Face aux serveurs de fichiers partagés ?
  • Comment accompagner ce changement majeur des pratiques de travail quotidien ?

Nos prestations

Intranet

Nous adoptons une métodologie similaire à celle d'un projet Internet. Nous mettons l'accent sur la remontée des besoins des services. Questionnaire et entretiens collectifs permettent aux futurs utilisateurs de s'impliquer en amont.

La réflexion passe aussi par l'intégration des outils métiers :

  • applications métiers webisées
  • services interactifs (demandes en ligne)
  • portail RH, avec informations personnelles de l'agent
  • annuaire des agents

label intranet

Nous sommes jury du Label Intranet Territorial depuis 2008.

Pour cela, nous vous apportons notre expertise sur la gestion des identités, les problématiques d'annuaire technique et d'identification unique.

Gestion électronique documentaire

Nous accompagnons nos clients de bout en bout :

  • Analyse des besoins et détermination du périmètre de la future GED
  • Evaluation des interconnexions techniques nécessaires avec le système d'information
  • CCTP, consultation et analyse des offres
  • Suivi de la mise en oeuvre
  • Et surtout accompagnement des utilisateurs (nouvelles procédures, formation)
Outils et méthodes de gestion de projet

Nous effectuons en permanence un benchmarking des outils de gestion de projet et de travail collaboratif.

Les solutions de groupware, encore immatures il y a quelques années, offrent aujourd'hui l'ergonomie et le niveau de service nécessaire pour une utilisation en collectivité. Nous vous conseillons sur la solution la plus adaptée à vos besoins et vous accompagnons dans la mise en oeuvre.

En outre, nous formons sur ces solutions et sur la conduite de projet en collectivité.